Tutorial Aguapey
Coordinación Proyecto
BERA: Lic. Graciela Perrone
por: Lic. Laura González del Valle
Buenos
Aires, 2003
TABLA DE CONTENIDO
Instalación.............................................................................................2 Instalando Aguapey
monousuario............................................................2
Desinstalando
.......................................................................................3
Claves...................................................................................................4
Configuración de algunos parámetros
............................................................5
Catalogación ...........................................................................................................................6
Búsquedas................................................................................................................................6
Cómo ejecutar una búsqueda ..................................................................7
Búsqueda asistida ........................................................................................7
Operadores booleanos..................................................................................8
Catalogación ...........................................................................................................................6
Búsquedas................................................................................................................................6
Cómo ejecutar una búsqueda ..................................................................7
Búsqueda asistida ........................................................................................7
Operadores booleanos..................................................................................8
Truncamiento
de términos.............................................................................9
Búsqueda experta......................................................................................................9
Operadores
booleanos..................................................................................9
Prefijos de campos y subcampos................................................................10
Truncamiento
de términos...........................................................................10
Cómo
visualizar las búsquedas...............................................................................10
Formatos............................................................................................................12
Impresión...........................................................................................................13
Listados
RTF............................................................................................................14
Editar...............................................................................................................15
Búsquedas anteriores..............................................................................................16
Edición..................................................................................................................................16
Barra
de herramientas..................
..........................................................................17
Soportes...................................................................................................................18
Analíticas.................................................................................................................18
Tablas......................................................................................................................20
Teclas
de función, botón
de operador.....................................................................21
Utilitarios...............................................................................................................................23
Mantenimiento de bases
e índices..........................................................................24
Regenerar archivo invertido........................................................................24
Reorganizar la base
...................................................................................25
Vaciar la base
.............................................................................................25
Desbloquear la base ..................................................................................25
Backups
..................................................................................................................25
Listados....................................................................................................................27
Conversiones y migraciones....................................................................................27
Cambios globales....................................................................................................29
Circulación.........................................................................................................................................30
Usuarios................................................................................................................................30
Préstamos....................................................................................................................31
Renovaciones.......................................................................................................................33
Devoluciones........................................................................................................................34 Estadísticas..........................................................................................................................34
Morosos................................................................................................................................35
OPAC................................................................................................................................................35
Catalogación por copia......................................................................................................................36
Desde
la base del CD-Rom..................................................................................................36
Desde
Internet......................................................................................................................38
Actualizaciones
del programa...........................................................................................................41
INSTALACIÓN
Aguapey puede instalarse en
entorno monousuario o multiusuario. Se recomienda no modificar los nombres que,
por defecto, se le asignarán a las carpetas y a los archivos.
1. Inserte el CD-Rom en la lectora y siga los
pasos que se indican para su instalación.
2. Lea las instrucciones y haga clic sobre
“Siguiente” o “Aceptar”.
3. Registre el nombre de la entidad en la
forma más completa por la que se la conozca y el código de instalación que le
fuera proporcionado en la capacitación que quedará registrado en el acta
compromiso que ha firmado el responsable de la biblioteca. Consérvelo porque se
le requerirá en el caso de que necesitase reinstalar el programa. Este código
es único e intransferible.
4. Al abrir el programa por primera vez
deberá registrar el operador y la contraseña para ese nombre. Recuerde que la
persona que instala el software quedará registrada con los permisos para
acceder a todos los módulos de trabajo (ver Claves)
Ante cualquier duda consulte con
un informático.
Cuando
dos programas se comunican por una red, el cliente es el que inicia la
comunicación, mientras que el programa que espera ser contactado es el
servidor.
Si
quisiera configurar Aguapey en red siga estas instrucciones:
En
el servidor:
1. Verifique la existencia del cableado y
funcionamiento de la red.
3. Defina en esa máquina la unidad de
disco a la que se le van a asignar las bases de datos (por ejemplo G:).
4. Comparta la carpeta donde están las
bases de datos.
En
los clientes:
2.
Buscar
la unidad de red.
3.
Buscar
la carpeta en la que están las bases de datos.
4.
Conectar
a la unidad de red seleccionando esta opción haciendo clic con el botón derecho
del mouse.
5.
En
Aguapey ir a “Ayuda” – “Configuración”, cambiar la unidad de disco (por defecto
será C:) por la unidad de red que se ha asignado.
Ante cualquier duda consulte con
un informático.
Desinstalando
1.
Para desinstalar el programa ejecute: “Inicio”, “Configuración”, “Panel
del control”, “Agregar o quitar programas”, seleccionar “Aguapey” y apretar el
botón “Quitar o agregar” , luego aparecerá un mensaje confirmando la
desinstalación.
2. Es importante eliminar también
el archivo de claves. Abriendo el Explorador de Windows y dentro de la
carpeta Windows seleccione el archivo aguapey1.ini, seleccionándolo con un clic
y apretando la tecla “suprimir” o con el botón derecho del mouse y haciendo
clic sobre la opción “Eliminar” quedará eliminado de su computadora.
3.
Por último, para eliminar cualquier otro componente del programa y desde el
Explorador de Windows, seleccione la carpeta Aguapey y elimínela
siguiendo las instrucciones dadas para eliminar el archivo de claves.
CLAVES
Cómo incluir un nuevo operador
El
administrador, es decir, la persona que instaló el software, será la primera
persona habilitada para generar nuevos operadores. Haciendo clic en “Nuevo
operador” le pedirá al operador que desee registrar que introduzca un nombre de
operador y una clave. Recuerde que la clave de cada operador es secreta y no
debe proporcionársela a ninguna otra persona.
El
administrador es la persona autorizada a conceder permisos a los demás
operadores. Generará los permisos que crea convenientes para cada uno de ellos.
Los
permisos habilitan al operador en el uso de los distintos módulos y ciertas
funciones que, por ser delicadas, se incluyen separadamente.
Si,
por ejemplo, se habilita una máquina para la consulta de los usuarios, es decir
alumnos y docentes que concurren a la biblioteca, se podrá ingresar un nombre y
una clave conocida por todos, por ejemplo “Alumno” “Alumno”. Al habilitar los
permisos se tildará sólo la opción del OPAC. Con esto evitaremos que los
usuarios ingresen a módulos desde donde se podría alterar la información
registrada.
Cambiando de operador
RECUERDE: la creación o
modificación de registros incluirá automáticamente el nombre del operador que
generó o editó ese registro, por lo tanto es muy importante que al iniciar una
sesión de trabajo estando el programa abierto, cambie de operador y se registre
bajo su nombre.
CONFIGURACIÓN
DE ALGUNOS PARÁMETROS
 |
Antes de comenzar a operar con el software, especifique los parámetros del cuadro de Configuración accediendo desde el menú “Ayuda”.
Las cuatro primeras celdas incluyen el path de cada una de las bases de
datos incluidas en este software. Si quisiese trabajar en entorno multiusuario
(ver Instalando Aguapey multiusuario) es necesario cambiar el
path para indicar la nueva ruta en la unidad que corresponda.
Si la cantidad de días de préstamo será siempre la misma para cualquier tipo
de material, se consignará el número de días en la celda correspondiente, por
ejemplo 7. Si esta cantidad de días se aplicará a la mayoría de los materiales
pero no a todos es conveniente tildar la opción “Modificable por el operador” para
que éste pueda cambiar el dato que se incluirá por defecto, es decir el que se
consignó en la celda de “Días de préstamo”.
La opción “Días de suspensión por cada día de retraso” especifica la
cantidad de días que el operador determinará por cada día de retraso en la
devolución.
En la configuración también se podrá determinar si se habilita la opción
para imprimir boletas de préstamos, boletas de devolución y además cada boleta
podrá llevar un encabezado, por ejemplo el nombre de la institución, dirección,
etc.
Es muy importante que antes de comenzar a cargar registros seleccione qué
tipo de sistema de clasificación utiliza en la biblioteca. Por defecto
aparecerá tildada la opción CDD (Clasificación Decimal de Dewey), si por el
contrario, usa CDU (Clasificación Decimal Universal) marque la opción correspondiente. Si no usa ninguno de los sistemas
mencionados, deje la opción tildada por defecto. Si seleccionó CDD, en la
etiqueta 082 de la visualización en formato MARC aparecerá la información
correspondiente a esa clasificación, si seleccionó CDU aparecerá en la etiqueta
080.
Al seleccionar el módulo de
Catalogación, se abrirá en la solapa correspondiente a “Búsquedas”. Esto le
permitirá ejecutar una búsqueda para verificar si el material a ingresar ya fue
registrado con anterioridad. Por defecto, siempre se verá el último registro
cargado en la base de datos.
Cómo ejecutar una búsqueda
Existen dos
tipos de búsqueda: la búsqueda asistida y la búsqueda experta.
Búsqueda asistida
La búsqueda
asistida le permitirá combinar hasta 4 (cuatro) puntos de acceso. Cada punto de
acceso puede seleccionarse a partir de la tabla que aparece a la izquierda del
recuadro. Por defecto, la primera celda contiene el punto de acceso “Nombres”,
la segunda “Título”, la tercera “Término controlado” y la cuarta “Inventario”.
No obstante, como se dijo anteriormente, esos puntos de acceso pueden ser intercambiados
por otros. La tabla es la misma para las cuatro celdas e incluye:
·
Nombre
·
Entidad
·
Título
·
Término controlado
·
Término propuesto
·
Congreso
·
Colección
·
Idioma
·
Nivel
·
Soporte
·
Tema
·
Inventario
·
Signatura
·
Editorial
·
Cualquier campo: palabras sueltas de cualquiera de los
campos precedentes
Aclaración: no escriba sobre
dichas tablas, la expresión de búsqueda se registra en las celdas vacías.
Los puntos de acceso mencionados tienen tablas
asociadas. Estas tablas permiten ahorrar tiempo de tipeado. Con sólo escribir
las primeras letras que se incluirán en un subcampo y apretando luego la tecla
F3 se activa la tabla que mostrará el índice a partir de la letra o letras
tipeadas. Haciendo doble clic sobre el término a incluir o seleccionándolo con
un clic y luego apretando la tecla “Pegar”, se registrará en la celda
correspondiente.
Operadores
booleanos
Los operadores
AND, OR y NOT permiten combinar dos o más puntos de acceso.
 |
|||
 |
|||
|
|
|
 |
Si la opción está tildada se
recuperarán todos los términos que inicien con la raíz tipeada en las celdas.
Es decir, si se registra en la celda vacía la palabra EDUCA, se recuperarán
todos los términos que comiencen con dicha palabra, por ejemplo: EDUCAR,
EDUCACION, EDUCATIVO; EDUCACIONAL, etc. Si la búsqueda debe ser exacta, se
quitará la marca en “Truncar términos”.
Búsqueda experta
Para ejecutar una búsqueda experta es necesario conocer los
símbolos que representan a los operadores booleanos y el prefijo del campo o
subcampo sobre el que se realizará la búsqueda. Este tipo de búsqueda resulta
conveniente cuando se intenta realizar una búsqueda que incluya más de cuatro
puntos de acceso.
Operadores booleanos
Reemplace los
operadores por los siguientes símbolos:
 |
|
|
|
 |
0: nombre
A: entidad
T: título
5: término controlado
6: término propuesto
2: congreso
K: colección
L: idioma
3: nivel
8: soporte
X: tema
I: inventario
S: signatura
E: editorial
P: cualquier campo
En
la celda correspondiente a la búsqueda experta se escribirá la expresión. Por
ejemplo, si se desean recuperar 6 números de inventarios en una sola búsqueda
la expresión resultante sería la siguiente:
 |
Si
se quisiesen truncar términos agregar a la raíz el signo $. Ej. T:Educa$
Cómo
visualizar las búsquedas
La búsqueda se ejecutará al apretar el botón “Buscar”.
 |
En el cuadro de visualización aparecerá el primero de los registros que cumplieron con la expresión buscada.
El botón “Toda la base” de la barra superior de este cuadro
indica (si es de color gris) que se ha ejecutado una búsqueda y se podrá
recorrer el resultado, registro por registro, mediante las flechas simples. Con
las flechas dobles se podrá ir al último registro o al primero de esa búsqueda.
A la derecha del botón “Toda la base” aparece un recuadro de fondo blanco en el
que figura el MFN del registro que se está visualizando, es decir, el lugar que
ocupa dentro de la base de datos. El recuadro celeste indica el total de
registros que arrojó como resultado la búsqueda y cuál de ellos, dentro de la
búsqueda se está visualizando.
Si el botón
“Toda la base” estuviese de color verde, indica que no se ha ejecutado ninguna
búsqueda y se aplicará lo mencionado anteriormente sobre toda la base.
 |
Debajo del
cuadro de visualización las flechas ascendente y descendente permiten agrandar
o achicar el tamaño de la letra. El botón “Formato” permite visualizar los
registros en formato MARC o en formato ISBD. Por defecto, siempre se
visualizará en formato Etiquetado.
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||||
|
||||
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Al hacer clic sobre el botón “Imprimir” aparecerá un cuadro que le permite seleccionar la impresora e imprimir el registro actual, el resultado de la búsqueda o toda la base. Se imprimirá en el formato seleccionado.
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Estos listados permiten guardar e imprimir el
resultado de una búsqueda o de la totalidad de la base de datos en distintos
formatos de impresión. Los listados se guardan como archivos RTF y se abren
desde Word o desde cualquier otro procesador de textos que lea esos archivos.
 |
El listado “Inventario” está
ordenado por número de inventario e incluye, además de ese campo, el título y
la mención de responsabilidad. Ej.
 |
El listado “Bibliografía” está ordenado por título
y además de este campo incluye mención de responsabilidad, edición, lugar,
editor y fecha. Ej.
 |
El listado “Reporte” está ordenado por autor y
además de este campo incluye título, mención de responsabilidad, edición,
lugar, editorial y fecha, y signatura topográfica. Ej.
 |
El listado “Topográfico” está ordenado por
signatura topográfica y además de este campo incluye autor, título, mención de
responsabilidad, edición, lugar, editorial y fecha. Ej.
 |
El listado “Etiquetas” incluye únicamente las
signaturas topográficas. Este listado puede editarse para darle el formato
correspondiente a las etiquetas que usa la biblioteca para confeccionar los
tejuelos. Ej.
 |
Para editar los registros recuperados en una búsqueda se hace clic sobre el
botón “Editar” y se accede así a la solapa de edición. Esta solapa se abre en
el registro que se está visualizando en la solapa de búsquedas. |
Para volver a
ejecutar una búsqueda que ya se ha realizado, se deberá seleccionar a partir de
la tabla que se despliega haciendo clic sobre la flecha. Una vez seleccionada
hacer clic sobre “Buscar”. Cuando el programa se cierra, esas búsquedas se
pierden.
 |
La solapa de edición permite editar registros ya
ingresados a la base de datos o generar nuevos registros. Para editar registros
ya ingresados deberá haberse recuperado ese registro a través de una expresión
de búsqueda en la solapa correspondiente o deberá conocer el MFN.
En la barra superior de esta solapa y de izquierda a
derecha, los íconos indican las operaciones que podrán ejecutarse a partir de
esta solapa.
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A la derecha de la solapa de edición aparecen los íconos
correspondientes a los distintos soportes contemplados. Al hacer clic sobre
cada uno de ellos se accede a la hoja correspondiente al soporte seleccionado.
Cada hoja incluye los campos y subcampos específicos para cada soporte. Antes
de seleccionar el soporte se debe crear el registro. Si cambiase el soporte sin
haber creado un nuevo registro, el registro que se está editando se grabará en
otra hoja.
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La hoja de analíticas es común para todos los soportes. Al crear un registro analítico se deberá estar editando la monografía a partir de la cual se crearán analíticas. Al hacer clic sobre el ícono de analíticas aparecerá un cuadro con opciones:
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La primera
opción marcada por defecto es la opción para generar una analítica a partir del
registro editado.
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La segunda
opción permite crear una analítica de un registro que se ha ingresado como
monografía. Es decir, si se ha querido crear una analítica pero no se hizo clic
sobre el ícono de analíticas, se habrá creado un registro monográfico sin
conexión con otro registro. Para proceder a crear una analítica mediante esta
opción es necesario conocer el MFN del registro madre.
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La solapa de edición presenta dos tipos de tablas.
·
Tablas fijas: a la derecha de la celda, la flecha descendente indica que existe una tabla asociada a ese campo o subcampo y que a partir de ella se deberá seleccionar la opción correspondiente. Si se escribe sobre la celda, se grabará esa información pero no se incluirá en la tabla, es decir no se podrá recuperar como punto de acceso.
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Tablas fijas: a la derecha de la celda, la flecha descendente indica que existe una tabla asociada a ese campo o subcampo y que a partir de ella se deberá seleccionar la opción correspondiente. Si se escribe sobre la celda, se grabará esa información pero no se incluirá en la tabla, es decir no se podrá recuperar como punto de acceso.
·
Tablas variables: en algunos campos y subcampos es posible
activar este tipo de tablas. Estas tablas permiten ahorrar tiempo de tipeado y
llevar un control de autoridades. Con sólo escribir la primera letra que se
incluirá en un subcampo y apretando luego la tecla F3 se activa la tabla que
mostrará el diccionario a partir de la letra o letras tipeadas. Haciendo doble
clic sobre el término a incluir o seleccionándolo con un clic y luego apretando
la tecla “Pegar”, se registrará en la celda correspondiente.
 |
Tab Permite pasar al siguiente elemento en la hoja de trabajo, campos, ayudas, indicador de repetibilidad...
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F1 Despliega una ayuda en pantalla con indicaciones para el registro de campos y subcampos. Cumple la misma función que el botón
F2 Pasa al campo siguiente
F3 Despliega una tabla variable
F4 Indica
el prefijo para el campo o subcampo
F5 Indica número de campo, indicadores, subcampo y
longitud
F6 Borra
toda la información de un subcampo
 |
F7 Genera una nueva ocurrencia si el campo es repetible. Cumple con la misma función que el botón
 |
Al hacer clic sobre este ícono se abre un cuadro que registra el nombre del operador y la fecha en que ha sido generado el registro. Se incluirán también todos aquellos operadores que hayan editado el registro. El nombre del operador corresponderá al nombre de la persona que se ha registrado en esa sesión, es decir, el programa lo incorpora automáticamente (ver Claves). Por este motivo es muy importante que quien inicia una sesión de trabajo se registre con su nombre de operador en “Claves” – “Cambiar operador”.
|
La
repetibilidad de campo se ejecuta al hacer clic en el botón + o al apretar la
tecla F7. El botón + desactivado indica que ese campo no es repetible.
 |
La repetibilidad de un subcampo se ejecuta al hacer clic sobre la tabla de subcampos. Si el subcampo no fuese repetible aparecerá una leyenda indicándolo.
Cómo
eliminar un subcampo
 |
Un subcampo se
puede eliminar haciendo clic sobre la etiqueta de un determinado subcampo.
La solapa de utilitarios le permitirá
realizar las siguientes operaciones:
Mantenimiento de bases e índices
Este
procedimiento puede aplicarse a la base de datos bibliográfica, a la base de
datos de préstamos o a la base de datos de usuarios.
Una de las funciones
básicas de una base de datos es buscar y acceder a la información que contiene
a través de múltiples caminos. El archivo invertido es un diccionario de
términos de búsqueda, ordenados alfabéticamente, extraídos de distintos campos
y subcampos.
El archivo invertido
se actualiza automáticamente, es decir a medida que se graban los
registros se van incorporando los términos de búsqueda al diccionario.
En algunas ocasiones es necesario regenerar
el archivo invertido.
- cuando el archivo invertido se ha
alterado como consecuencia de un desperfecto.
- cuando se
quieren hacer desaparecer del diccionario los términos que ya no apuntan a
ningún documento
- cuando se han
generado cambios en la FST
¿Cómo nos damos cuenta de que el archivo invertido tiene
problemas y hay que regenerarlo? cuando en las ventanas de autoridades un
término aparece repetido muchas veces, o no aparece ningún término, o varios
términos que deberían aparecer no aparecen.
Reorganizar
la base
Este
procedimiento también opera sobre la base de datos bibliográfica, la base de
datos de préstamos o la base de datos de usuarios y permite compactar el tamaño
de la base de datos. Cuando los registros de una base sufren muchas
modificaciones, el tamaño de la base crece injustificadamente. Esta operación
puede realizarse a grandes intervalos, por ejemplo: anualmente.
Borra todos los
registros de la base de datos indicada. Antes de comenzar a trabajar sobre sus
bases de datos, recuerde vaciarlas debido a que Aguapey incluye registros de
muestra.
Cuando Aguapey
funciona en red produce bloqueos en la base y sus registros (para evitar
accesos concurrentes indeseados). Si algún usuario sale abruptamente del
programa (debido a un corte de luz, un error del sistema, etc.) la base queda
bloqueada y se debe usar esta opción para desbloquearla.
Permite generar
copias de resguardo. Si se tilda esta opción, el programa realizará
automáticamente un backup diario de las bases de datos. Cada backup diario se
realiza la primera vez que se cierra una sesión durante el día y se guarda en
la carpeta BACKUPS en archivos cuyo nombre corresponde al código ISO de la
fecha en que se realizó, es decir AAAAMMDD.
Es conveniente eliminar periódicamente backups
innecesarios debido a que, al generarse uno diario, ocuparán mucha memoria del
disco.
Si la opción no estuviese tildada, el operador generará
backups cuando lo crea oportuno sobre la base de datos seleccionada.
Para restaurar un backup se deberá hacer clic sobre esa
opción y luego deberá buscar el archivo en la carpeta correspondiente.
 |
 |
La extensión de
estos archivos es “mst”. Marc corresponde a la base de datos bibliográfica. Un
mensaje le pedirá confirmación para ejecutar el backup y el programa se cerrará
para concluir la restauración.
 |
 |
El programa
Aguapey permite intercambiar información a través de las opciones de
Exportación e Importación. Este intercambio podrá realizarse sobre bases Isis
(con extensión mst) o archivos ISO
(con extensión iso) en formato Marc
(Aguapey trabaja con formato Marc), Cepal, Bibes y próximamente Bibun. En
futuras versiones se prevé contemplar la inclusión de otros formatos de uso
extendido.
Las
exportaciones e importaciones permiten extraer o incorporar datos hacia o desde
una base de datos completa, un rango de registros o el resultado de la última
búsqueda ejecutada.
Si va a importar su base de datos desde Isis a Aguapey
recuerde que Aguapey incluye registros de muestra que deberá eliminar mediante
la opción “Vaciar la base” antes de comenzar a trabajar con sus bases de datos.
 |
Una vez
que se han indicado los parámetros necesarios, el programa solicitará el
dispositivo y/o directorio donde almacenará el archivo de salida o desde donde
se importarán los datos.
Un mensaje de confirmación aparecerá en
pantalla.
 |
Si exporta:
 |
Si importa:
Un contador
indicará a partir del último MFN los nuevos registros que se van generando. Al
finalizar, el programa le indicará que la operación ha sido completada.
Si se tratase
de una exportación el contador indicará la cantidad de registros que se han
exportado.
Permite hacer
cambios sobre toda la base o sobre los registros de la última búsqueda
ejecutada, si esta opción está tildada.
En “Campo”
deberá consignar el número del campo sobre el que se desea realizar el cambio.
En “Ocurrencia”
se indicará la posición de la ocurrencia que se desea cambiar. Si se aplica
sobre todas las ocurrencias de un subcampo, omita el registro de información.
 |
En “Subcampo” se consigna la letra o el número del subcampo sobre el que se realizará el cambio. No incluya el delimitador de subcampo “^”.
Las primeras tres opciones se usan para
campos o subcampos repetibles.
·
La
primera opción permite agregar una nueva ocurrencia, es decir, nueva
información para un campo o subcampo determinado. Por ejemplo, si se desea
agregar el descriptor “EDUCACION EN VALORES” a todos los registros de una
determinada búsqueda se deberá en primer término generar la búsqueda, limitar
los cambios a esa búsqueda tildando la opción (se ejecuta el cambio sobre la
última búsqueda), seleccionar la opción “Agregar...”, luego tipear el nuevo
descriptor a incorporar y luego ejecutar el cambio global.
·
La
segunda opción permite reemplazar una ocurrencia. Por ejemplo si se desea
reemplazar el descriptor “EDUCACION MORAL” por “EDUCACION EN VALORES” se deberá
generar una búsqueda por el primero, limitar los cambios a esa búsqueda
tildando la opción, seleccionar la opción “Reemplazar...”, y tipear el texto anterior y el nuevo texto
por el que se va a reemplazar, luego ejecutar el cambio global.
·
La
tercer opción permite borrar una ocurrencia. Por ejemplo, si se desea borrar el
descriptor “TEMAS TRANSVERSALES”, se deberá generar una búsqueda por este
descriptor, limitar los cambios a esa búsqueda tildando la opción seleccionar
la opción “Borrar...”, y tipear el texto
que se desea borrar, luego ejecutar el cambio global.
Las últimas
tres opciones se ejecutan del mismo modo que las tres anteriores y permiten
trabajar con texto sobre campos y subcampos repetibles o no repetibles.
El módulo de
Circulación le permite, entre otras operaciones, generar una base de datos de
usuarios para el préstamo de material.
Haciendo clic
sobre la opción “Usuarios” se acceden a los registros de esta base de datos
permitiendo incorporar nuevos usuarios o efectuar modificaciones sobre la
información de registros existentes.
La celda de la
izquierda permite ejecutar una búsqueda por apellido del usuario o por su
número de documento. Debajo, se irá desplegando la tabla de usuarios. Haciendo doble clic sobre el usuario
correspondiente y luego sobre el botón “Buscar”, aparecerá el registro
correspondiente con los datos de ese usuario. Es muy importante no omitir la
información correspondiente al DNI debido a que el programa efectúa el préstamo
relacionando el DNI con el número de inventario del material ofrecido en
préstamo. No registre puntos entre los números ni palabras que indiquen el
tipo de documento.
Los iconos de
la barra de herramientas cumplen con las mismas funciones que se han explicado
para la solapa de Edición del módulo de Catalogación. Esto es: crear un nuevo
registro, grabar el registro, borrar el registro actual, duplicar el registro o
deshacer los cambios introducidos a partir de la última vez que se grabó el
registro.
El cartel
“Habilitado” (en color azul) o
“Suspendido” (en color rojo) indica la condición del usuario para el préstamo
del material. Haciendo doble clic sobre esa leyenda podrá suspender o habilitar
al usuario indicando, en el caso de la inhabilitación el programa le pedirá que
introduzca la fecha (día/mes/año) en que expirará la suspensión y el motivo.
El icono que
aparece abajo a la derecha permite acceder al historial de ese usuario para
conocer el registro de préstamos.
Haciendo clic
sobre “Prestar” aparece una celda donde deberá registrarse el apellido del
usuario o su número de documento. Se desplegará la tabla de usuarios y haciendo
doble clic sobre el usuario correspondiente aparecerán los datos del usuario y
un cuadro con los ítem que tiene ese usuario en préstamo. En el cuadro inferior
se visualizará otra celda donde deberá registrarse el número de inventario del
documento a prestar. Se desplegará la tabla de números de inventario y haciendo
doble clic sobre el número de inventario aparecerá el registro correspondiente.
Al intentar efectuar el préstamo se pueden generar las siguientes situaciones:
 |
·
Si
apareciera una leyenda indicando que no está permitido prestar ese ítem no se
podrá efectuar el préstamo de ese material debido a que el catalogador ya lo ha
definido previamente en la edición de ese registro.
·
Si el ítem estuviera prestado, una leyenda
indicará a quién se le ha prestado y hasta cuando.
·
Si el
ítem no estuviera prestado y estuviera disponible para el préstamo se
consignará la cantidad de días por la que se prestará y el préstamo quedará
registrado al hacer clic sobre el botón “Efectuar el préstamo por” (ver Configuración)
Si se quisiera
prestar otro ítem al mismo usuario se ejecutará una nueva búsqueda haciendo
clic sobre el icono del libro, en cambio si se quisiese registrar un préstamo a
otro usuario se hará clic sobre el icono de la figura del usuario. Todos los
documentos prestados quedarán registrados en el historial del usuario al que
puede accederse a partir del icono H.
El bibliotecario, además, puede imprimir su historial.
 |
Haciendo clic en renovar e ingresando el número de inventario se puede renovar el préstamo de un documento. También es posible generar la renovación habiendo buscado al usuario y haciendo clic sobre el documento a renovar, habiendo cancelado previamente la opción “Devolver”. El programa le preguntará por cuántos días desea renovar el préstamo.
 |
Haciendo clic sobre el botón “Devolver” se puede registrar la devolución a partir del ingreso del número de inventario del documento. También es posible generar la devolución habiendo buscado al usuario y haciendo un clic sobre el documento a devolver. Un mensaje de confirmación de la operación aparecerá en pantalla.
Haciendo clic
sobre el botón “Estadísticas” podrá conocer la cantidad de préstamos que se
realizaron por mes y el tipo de usuario sobre el que se registraron esos
préstamos. El operador tiene la posibilidad de imprimir estas estadísticas.
El listado de
morosos permite llevar un control sobre los documentos no devueltos. Se ordena
por número de inventario e incluye además los datos de signatura topográfica,
título, nombre del usuario, número de documento del usuario, fecha en que
expiró el préstamo y fecha en que se efectuó el préstamo. El bibliotecario
tiene la opción de imprimir este listado y de actualizarlo mediante el botón
"Regenerar índice"
El OPAC
(catálogo de acceso público en línea) es el módulo de búsqueda para los
usuarios de la biblioteca. Las búsquedas pueden hacerse sobre la totalidad de
los soportes existentes o específicamente por cada uno de ellos. El último
icono incluye soportes no incluidos en los iconos precedentes (excepto el
primero).
La búsqueda se
ejecutará a partir de los términos ingresados por el usuario. Es importante
aclarar que se pueden hacer búsquedas combinadas que incluyan todas las
palabras de la expresión de búsqueda (ver búsquedas AND). Los términos se escribirán separados por
un espacio, sin ningún operador lógico interpuesto. El resultado de la
expresión de búsqueda puede recorrerse mediante la barra superior del cuadro de
visualización.
Desde la base del CD-Rom
El CxC es la herramienta que le permitirá realizar la
Catalogación por Copia. El CD-Rom de Aguapey incluye una base de datos
elaborada por la BNM con más de 30.000 registros de libros de Educación. Si
quisiese copiar registros de esta base externa a su propia base de datos deberá
tener cerrado el programa Aguapey y luego ejecutará “Inicio” – “Programas”
– “Aguapey” – “CxC”. Por defecto, el programa buscará esta base de datos en la
unidad D: , es decir, el CD-Rom deberá estar en la lectora.
La expresión de búsqueda se registrará sobre
la celda de la izquierda. Las búsquedas pueden ser combinadas, es decir, pueden
contener más de un término separados por espacios (ver Búsquedas AND). Si
dentro del resultado de la búsqueda se encuentra el documento que deseamos
copiar se procederá a hacer clic en el botón “Copiar este registro”. El
programa le pedirá que confirme la incorporación del registro seleccionado y,
si acepta, una leyenda le indicará la base a la que ha sido copiado y el MFN
que ocupará en ella.
Como ya se mencionó, el
programa buscará la base de datos en la unidad D:. Optativamente, para evitar
insertar el CD-Rom cada vez que se necesite copiar un registro, se puede copiar
esta base al disco C:. Al abrir el CxC y antes de proceder a ejecutar una
búsqueda se modificará la configuración haciendo clic sobre “Configuración” en
el ángulo superior izquierdo. En la base de origen donde decía D deberá decir
C. Si al instalar el programa Aguapey hubiese cambiado el nombre de la carpeta
que incluirá a su base de datos, recuerde indicar en “Destino” la ruta
correcta.
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Desde el sitio web de la BNM
Accediendo al sitio web de la BNM www.bnm.me.gov.ar es posible consultar los
catálogos. Al ejecutar una búsqueda se mostrará el resultado. En el margen
inferior derecho de cada registro la palabra MARC le indicará que tiene la
posibilidad de visualizarlo en ese formato.
Al hacer clic sobre “Marc” se abrirá otra ventana con el
registro en formato Marc. Al final del registro aparece la indicación que
permite copiar el registro.
Existen dos modalidades para incorporar registros,
abriéndolos desde su ubicación actual o guardándolos en el disco.
Al hacer clic en la opción “Guardar este archivo a disco”
se abrirá un cuadro para la descarga del archivo.
Es conveniente que cree una carpeta donde guardar los
archivos ISO que baja de la BNM y luego de incorporarlos a su base de datos,
vaciarla. Recuerde que si en su biblioteca no dispone de una conexión a
Internet, puede bajar los registros a un disquete y luego importarlos a su base
de datos (ver Conversiones y migraciones).
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Al hacer clic en la opción “Abrir este archivo desde su ubicación actual” se abrirá un cuadro de catalogación por copia donde deberá consignarse el path de la base de datos de destino donde se copiarán los registros. Este procedimiento es más directo que el anterior.
Al hacer clic en “Pasar a base” un mensaje de confirmación
aparecerá en pantalla.
ACTUALIZACIONES
Antes de proceder a instalar
una actualización, verifique la versión que actualmente tiene en uso y que está
indicada dentro del programa Aguapey en “Ayuda” – “Acerca de”.
En la página www.bnm.me.gov.ar/aguapey se irán
“subiendo“ las actualizaciones periódicamente con cambios y mejoras que harán
más operativo este programa.
La actualización baja
comprimida, es decir, necesitará el Winzip para poder descomprimir el archivo y
luego ejecutarlo haciendo doble clic sobre él. El proceso de instalación de la
actualización es el mismo que el que ejecutó al instalar el programa (ver Instalación) y se hará sobre las mismas carpetas que
fueron creadas en ese momento. La información que pudiera tener registrada en
su base de datos no sufrirá alteraciones. El programa deberá estar cerrado
mientras de baja la actualización.
Al finalizar la instalación
verifique nuevamente la versión, como se indicó anteriormente, para confirmar
que la actualización se realizó correctamente.
Es importante aclarar que las
actualizaciones pueden copiarse a un disquete. Esto permitirá que aquellas
bibliotecas que no tienen conexión a Internet puedan manejarse con las
versiones más recientes.
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